Organizing Toolbox

There is an old saying: "If you don’t know were you’re going, any road will take you there." Too often, community groups working for social change start out on the road without a clear sense of where they are going, and without a shared understanding go the best route for getting there.

A strategy is simply a road map for getting to your destination or achieving your goal. Just like a route map you might put together for taking a family vacation in your car, a strategy takes into account what you might need or want to do along the way. On a car trip, you take into account places to stop for meals, gas, lodging, and to see friends. You also decide whether you want to travel by the shortest route or take alternate roads to visit attractions or avoid highway construction and congested areas. You decide whether or not to use toll roads, and make sure you have enough cash to pay for the tolls, as well as any gas, food, or lodging you may need.

In a similar way, developing a strategy for reaching a goal of your group involves considering a number of actors other than your ultimate destination. A strategy helps the group understand how to put its own values into action in practical ways. It helps the group obtain the resources it will need to make the trip without running out of energy before you get there. With a shared plan of action understood by the whole group, hopefully you will be able to achieve the outcome thou want on the issue you are working on. but even if you don’t, a good strategy will leave the group stronger and larger than it was when it first started out, and ready to try to reach its goal, or set new ones, with more resources than it had originally.

Basically, a useful strategy makes it possible to do four things at once: 

• Clearly define an issue and its possible solutions;

• Make it easy to get more people involved;

• Bring the people who have the power to bring about the solutions you want directly into contact with your group;

• Raise the money or other resources you need to carry out the work you plan to do.

Analysis
Just as you gather information and think about your alternatives before starting out on a long car trip, most of the work of developing a strategy goes on before you take public action on the issue. And, just like on a long car trip, unexpected events or circumstances may make you adjust your original plans. There are three main types of information-gathering and analysis that need to take place, and everyone in the group can contribute to some part of it.

The Issue
As a group, clearly define what you are trying to change. Too often, community groups spend a lot of time describing what the problem is without figuring out if there is any way to change the way things are. It is important to describe the problem, but even more important to articulate the change you want to see. For, example, if you are a group of parents concerned that 80 percent of high school students suspended last year were children of color, even though students of color made up only 40 percent of the student population it is important to both document these facts and discuss possible solutions withing the group. If you simply tell the facts to school officials, without a clear sense of what you want officials to do about the situation, you run the risk of getting solutions you don’t like, don’t understand, or that make the problem worse or create new problems.

Even more importantly, if you don’t discuss possible solutions, it will be very difficult to get more parents involved. No one likes to hear bad news with no sense that anything can be done about it. Keep in mind that describing the problem and asking parents who have not been involved before to come up with possible solutions is a good way to build your group. So document and discuss the issue you are working on, but spend even more energy involving people in coming up with creative solutions to the problem.

The community or constituency affected by the issue
Carefully think through who the people are who might have an interest in the issue you are working on. In the example we are using, parents and students obviously have a direct interest in the issue, but think through other possible people or categories of peop0le who might share an interest in this issue. Based on your own knowledge within the group, or deliberate interviews you do with other members of the community, is it possible that local clergy, civil rights, or business leaders might support you on your issue? What interest might they have in your issue? Make plans to contact as many of these people as possible, both directly and through the media. Much of the early part of a strategy involves building up community support for the issue you are working on. Plan to put most of your group’s energy into direct contact with individuals and small groups in the early part of your strategy; plan to use the media as your group goes more public on the issue. Contact reporters or editors your group thinks might be interested in the issue early on.

The Plan
After your group has sorted out its options in the areas of the issue, community, and power structure, it’s time to put together the plan that is called a strategy.

Goal
First, set a clear goal. In the example we’re using, the group might decide that it wants to see a 50 percent reduction in the suspension of students of color in the current school year. The group may come up with a variety of proposals to get there. Planning to have lots of small group discussions in the community and among parents and students may be part of the strategy for developing creative proposals.

Two organizational goals should also be included in any issue strategy you develop. The first is to increase participation in your group. That means reaching out to people who are not already active but might have an interest in the issue, and giving them an opportunity to participate in effective work on something they care about. The second is to raise at least as much money as it costs to work on the sisue, and hopefully raise more than costs in order to provide funds or general expenses and future work.

Target
Second, define a clear target. A target is a decision-maker or decision-makers who have the power to make the change you are calling for. Targets are always people, not institutions. For example, if there are five school-board members, there are five possible targets, but you only need three of five votes to get the change you want. The group needs to discuss whether to target all five school board members, or just work on three or four. The power analysis the group did on these decisions-makers and their relationships to others in the community will inform the decision you make about whom to target and why.

Tactics
Third, develop a set of activities or steps that will move you toward your three goals: achieving the result you want on your issue; involving new people in your group; and rising the money and other resources you need to carry on your work. Some of the activities you will choose are often called tactics. A strategy is a general plan, and tactics are the specific actions you take to reach your goals. For example, the tactics for the issue we’re describing here might include holding 15 small group meetings with 10 parents each to develop solutions, contacting 10 members of the clergy for support on the issue, meeting with a local television reporter to get your side of the story to the general public, interviewing all the school board members to figure out the power relationships and define your targets, sending out a mailing and asking for donations to continue work on the issue, holding a press conference, and inviting the school board to a public meeting where your group presents its solutions and asks the school board to implement them.

Timeline and Evaluation
The next step in developing a strategy is to put all your activities on a calendar or timeline so the whole group has ain understanding of when various parts of the work need to be done. After that the group can follow the plan, and meet regularly to adjust it, making changes as circumstances and events require. Work on some issues takes months and even years. Be sure to evaluate your progress as a group at regular intervals, and celebrate little victories along the way with group dinners, awards ceremonies, or other social events.

Taking the time to include as many people as possible in developing a strategy, and paying special attention to bringing new people into your group on each new issue you work on will help your group grow, not only I numbers, but in sophistication and power over time. s the group builds up its collective knowledge and experience with the power structure, and builds working alliances with other constituencies in the community, it becomes possible to set more and more ambitious goals for change – and reach them.

Una estrategia es simplemente un mapa para llegar a su destino ó alcanzar su meta. Así como usted puede usar un mapa al manejar su carro cuando toma una vacación familiar, una estrategia toma en cuenta los lugares adonde parará para comer, comprar gasolina, hospedarse y para visitar amigos que tenga en el transcurso de su viaje. También usted decide si desea tomar la ruta más corta ó toma otras carreteras para conocer lugares de atracción ó para evitar las áreas congestionadas debido a la construcción en las carreteras ó áreas con tráfico. Usted decide si toma las carreteras adonde se paga peaje y asequrarse que tiene suficiente dinero para pagar, así como para la gasolina, comida y hospedaje si necesita.


En forma igual, el desarrollo de una estrategia para alcanzar una meta de su grupo, necesita considerar una serie de factores, además de su destino final. Una estrategia ayuda al grupo a comprender la forma de poner sus proprios valores en acción de manera prática. Le ayuda al grupo a obtener los recursos que necesitará para llevar a cabo el viaje sin quedarse sin energia antes que usted llegue a su destino. Con un plan de acción compartido y comprendido por todo el grupo, se espera que usted pueda alcanzar el resultado que desea acerca de los puntos de ínteres en los que usted este trabajando. Pero aunque no lo logré, una buena estrategia, hará al grupo más grande y más fuerte de cuando comenzó y listo para tratar de alcanzar su meta ó fijar unas nuevas, con más recursos de los que originalmente tenia.

Básicamente, una buena estrategia hace posible que se hagan cuatro cosas a la misma vez:

• Definir claramente un problema y las soluciones posibles;

• Facilita para que la gente se involucre;

• Relacionar directamente con su grupon a las personas que tienen poder para brindar dichas soluciones;

• Recaudar el dinero ó otros recursos que usted necesita para llevar a cabo el trabajo que planea hacer.

Analisis
Así como usted reuné la información y piensa acerca de sus opciones antes de comenzar el largo viaje en su carro, la mayor parte de trabajo al desarrollar una estrategia, se lleva a cabo antes de tomar una acción pública en el problema. Y así como en un largo viaje en carro, eventos inesperados ó circumstancias pueden hacer que usted cambié sus planes. Hay tres formas para obtener información y analizar lo que tiene que llevarse a cabo y todos en el grupo pueden contribuir.

El Problema
Como grupo, defina claramente lo que esta tratando de cambiar. A menudo, grupos comunitarios dedican mucho tiempo describiendo cúal es el problema, sin darse cuenta si hay formas que puedan cambiar las cosas. Es importante describir el problema, pero es más importante aún, artícular el caambio que usted desea ver. Por ejemplo, si ustedes son un grupo de padres de familia interesados en que el 80% de los estudiantes sancionados del Bachillerato, fuerón estudiantes de color, aunque dichos estudiantes representerón el 40% de la populación estudiantil total, es importante respalddar éstos datos y discutir las soluciones posibles con el grupo. Si usted simplemente les da los datos a los oficiales de la escuela, sin tener un sentido claro de lo que desea que ellos hagan acerca del problema, usted corre el peligro de obtener las soluciones que no desea, no comprende ó de hacer el problema peor ó crear nuevos problemas.


Lo que es más importante, si usted no discute las soluciones posibles, será bien dificil involucrar a más padres de familia. A nadie le gusta escuchar malas noticias, sin tener nada que se pueda hacer al respecto. Recuerde que al dscribir el problema Y al pedirles a los padres de familia que no hayan participado antes, a que propongan posibles soluciones, es una buena forma de construir su grupo. Así que compruebe y discuta el problema en el que esta trabajando, pero use más energia involuncrando más gente al pensar en soluciones creativas del problema.

La comunidad ó Sector afectada por el problema
Cuidadosamente piense quiénes pueden ser las personas interesadas en el problema en el que usted esta trabajando. En el ejemplo, estamos usando padres de familia y estudiantes, quienes tienen un ínteres directo en el problema, pero tambien piense en otras personas ó categorias de gente, quienes puedan compartir un ínteres en este problema. ¿Basándose en su proprio conocimiento dentro del grupo ó con entrevistas con otros miembros de la comunidad, es posible que la iglesia local, líderes civiles ó negociantes, puedan apoyarlo en este problema? ¿Qué ínteres pueden tener ellos en su problema? Planeé contactar a la mayoria de estas personas que sea posible, directamente y por medio de la prensa. La mayor parte inicial de la estrategia se refiere a la formacióndel apoyo de la comunidad para el problema en el que esta trabajando. Planeé poner la mayoria de la energia de su gupo en el contacto directo con individuos y grupos pequeños en la parte inicial del su estrategia; planeé usar la prensa cuando su grupo sea más conocido con respecto al problema. Contacte desde el principio, a reporteros ó editores que su grupo piense que estarian interesados en el problema.

La estructura de poder y la forma de tomar decisiones acerca de su problema
Además de respaldar los hechos y describir las soluciones posibles para el problema en el que el grupo esta trabajando y teniendo un plan claro para construir el apoyo de la comunidad acerca del problema, por medio del contacto directo con la gente interesada en el problema, es importante pensar en quien tiene el poder de tomar las decisiones que usted desea que se tomen. Es importante también pensar acerca de como se relaciona esta persona ó personas con otra gente en la estrucura de poder en su comunidad.

Si su grupo tiene alguna historia de comunicación con los que toman las decisiones acerca de este problema, hable de nuevo acerca de esa historia, para que así todo el grupo se beneficie con esta historia. Discuta acerca de la relación entere las diferentes personas que toman las decisines, si son más de una persona (los directivos de la diretiva de la escuela, por ejemplo) espacio. su grupo necesita saber lo más posible acerca de la forma en que los que toman las decisones, hacen sus negocios, no solamente ser efectivos, sino que sentirse confidentes cuando se dirige a ellos, públicamente.

El Plan
Después que su grupo haya considerado las diferentes alternativas acerca del problema que haya tomado en cuenta a la comunidad y la estructura de poder, es tiempo de hacer un plan que se llama estrategia.

Meta
Pirmero hay que fijar una meta clara. en el ejemplo que estamos usando, el grupo puede decidir que necesita ver una reducción del 50% de la suspensión de los estudiantes de color en el presente año escolar. El grupo puede pensar en una variedad de propuestas de como lograrlo. Planear llevar a cabo sesiones pequeñas en la comunidad y entre los padres y los estudiantes, podría ser parte de la estrategia, al desarrollar propuestas creativas.

Dos metas organizativas deben de incluirse en cualquier estrategia de cualquier problema que usted desarolle. La primera es aumentar la participación del grupo. Lo que significa contactar a la gente que no están activas, pero que puedan tener ínteres en el problema y darles una oportunidad para que participen en el trabajo efectivo acerca de algo que les interese. La segunda es recaudar por lo menos el dinero que costaría trabajar en el problema y esperar recaudar más de los gastos generales en el trabajo futuro.

Objetivos
Segundo, definir un objetivo claro. Un objetivo claro es la persona ó personas que toman las decisiones para cambiar lo que usted desea. Objetivos son siempre personas, no instituciones. Por ejemplo, si hay cinco miembros de la directiva de la escuela, hay cinco objetivos posibles, pero usted necesita solamente tres de los cinco votos, para consequir el cambio que desea. El grupo necesita discutir si necesitan enfocarse en todos los cinco directivos ó solamente trabajar en tres ó cuatro. El ánalisis de poder que el grupo hizó acerca de las personas que toman las decisines y sus relaciones con otros en la comunidad, informarán acerca de la decisión que usted hará acerca de en quien concentrarse y porqué.


Tácticas
Tercero, desarrollar una serie de actividades ó pasos que lo conducirán hacia sus tres metas: alcanzar el resultado que desea acerca de su problema; involucrar gente nueva dentro de su grupo; y recaudar el dinero y otros recursos que necesita para llevar a cabo su trabajo. Algunas de las actividades que usted escogerá, se llaman a menudo tácticas. Una estrategia es un plan general y tácticas son las acciones especificas que usted toma para alcanzar sus metas. Por ejemplo, las tácticas para el problema que estamaos describiendo, pueden incluir, llevar a cabo quince sesiones pequeñas con diez padres de familia, para desarollar soluciones, contactar diez miembros de la iglesia para consequir su apoyo en el problema, reunirse con reporteros de la televisión loca para exponer al pública en general, su punto de vista, entrevistando a todos los miembros de la directiva de la escuela para encontrar las relaciones de poder y definir sus objetivos, enviando correspondencia pidiendo dinero para continuar el trabajo del problema, convocando a una sesión de prensa é invitando a la directiva de la escuela a una sesión publica en donde su grupo presente sus soluciones y pida a los directivos, que las implementen.

Plazo y Evaluación
El próximo paso en el desarrollo de una estrategia es poner todas las actividades en un calendario para que el grupo comprenda cuando se tienen que hacer las diferentes partes del trabajo. Después, el grupo puede sequir el plan y reunirse regularmente para ajustarlo, hacer los cambios necesarios cuando lo requierán las circunstancias y eventos. Trabajar en algunos problemas toma meses y algunas veces años. Aségurese de evaluar regularmente su progreso como grupo y celebre triunfos pequeños en el transcurso de trabajo con cenas del grupo, ceremonias de reconocimiento ú otros eventos sociales.

Tomándose el tiempo para incluir a la mayoria de gente posible en el desarrollo de una estrategia y poniendo atención especial en organizar gente nueva en su grupo en cada nuevo asunto de ínteres que usted trabaje, le ayudará a su grupo a crecer, no solamente en el numero de miembros, sino que también lo hará con el tiempo, más sofisticado y poderoso. Al aumentar el grupo su conocimiento y la experiencia con la estructura de poder colectivamente y formar alianzas con otros grupons en la comunidad, es posible fijar másmetas ambiciosas para un cambio y así mismo alcanzarlas.